会社の記憶にも、活性と休眠を。Lyqaの「海馬体」という考え方

「今月、いちばん印象に残っていることは何ですか。」

そう聞かれたら、まずいくつかの出来事が頭に浮かぶと思います。うまくいった商談、久しぶりに会った人、思いがけず困ったこと。その中から、どれがいちばん印象に残っているかを考える。

月初から今日までを一件ずつ振り返るより、思い出す手掛かりがあるところから考え始める。その感覚が、Lyqaで会社の情報を扱うときの発想の一つになっています。

私たちは、話題が活発になったり、しばらく使われずに休んだりする仕組みを、設計上の比喩として「海馬体」と呼んでいます。人の脳の働きをそのまま再現している、という意味ではありません。

先に、仕事のつながりを整理しておく

会社の記録は、会話やメール、資料など、いろいろな場所に残ります。

ある案件で何を相談し、どんな条件で決まり、その後どう変わったのか。仕事を再開するときには、こうしたつながりが必要です。

Lyqaでは、接続され、読み取りを許可された情報を事前に整理し、関連するやり取りを一つの事項として扱えるようにしています。

ここでは、情報同士の関係を整理しています。そのうえで、利用者が最近どの話題に関わったかも、別に持っています。

「保存してあること」と「今、取り出しやすいこと」を、それぞれ考えるためです。

最近触れた話題を、取り出す手掛かりにする

たとえば、先週からある案件についてLyqaに相談していたとします。

その事項について本人が質問すると、利用者にとっての最近の話題として「活性」の状態になります。本人が「記録して」と情報を残した場合も、関連する事項が活性になります。

活性中の事項は、次の質問に答える際に先に挙げる候補や、ダッシュボードのおすすめ候補に使われます。この仕組みは、現在のLyqaですでに動いています。

これは、最近触れた話題を探し始める手掛かりにする工夫です。何度も聞かれたことが、それだけで正しい事実になるわけではありません。内容や根拠の扱いは、活性とは分けています。

また、最近の関心は人によって違います。活性は利用者やプロジェクト、閲覧できる範囲ごとに扱います。最近よく触れた話題でも、情報を参照する範囲は権限に従います。

時間がたった話題は休み、再び触れたら活性に戻る

その後、同じ事項への質問や記録がしばらくなければ、活性は少しずつ下がっていきます。一定の期間が過ぎると「休眠」の状態になります。

以前よく聞いていた案件が、いつまでも最近の話題として前に出続けないようにするためです。

休眠への移行で、整理した事項や根拠が消えることはありません。活性中の候補からは外れ、通常の検索で探す対象になります。原文の保存期間は、別の仕組みで管理します。

そして、その事項を再び質問したり、本人が新たに記録したりすれば、活性に戻ります。

たとえば、しばらく中断していた案件の打ち合わせが再開する。以前の条件や経緯を確かめる。その話題が、また今の仕事に関わるものとして扱われるようになります。

会社には、今日動いている話も、しばらく出番のない話もあります。その両方を抱えながら、必要なときに背景を取り出せるようにしたい。

記録を何度もめくり直す時間を減らし、「あの件は、ここまで進んでいた」とつかんで、次の仕事へ戻る。Lyqaの活性と休眠は、そのための工夫の一つです。