「どの資料があるか」と「何が書いてあるか」を分けて聞く

「この案件には、どのPDFがあるか」と聞いたのに、PDFの内容をまとめた答えが返ってくる。知りたいのは資料の一覧なのに、読みたい内容の説明を受け取ってしまうことがあります。

Lyqaの検索テストでも、内容や進捗への質問と、資料の存在や一覧への質問を分けて扱う必要が見えてきました。まず、自分がどちらを確認したいのか整理すると、結果を確かめやすくなります。

資料を選ぶための質問

一覧が欲しいときは、対象範囲と、一覧に必要な項目を伝えます。

A案件に登録されているPDFの一覧を確認したい。ファイル名と参照先を示し、読めない資料があれば分けてほしい。

この場合に必要なのは、実際に存在するファイルを識別できることです。回答の中に内容の要約があっても、それだけではファイルが全部そろっているかは分かりません。登録画面や保存場所の一覧と照らして確かめます。

なお、回答が一件しか挙げなかったとしても、ほかの資料が存在しないとは限りません。調べた範囲や閲覧できる範囲、取得できなかったものを確認します。

内容を判断するための質問

内容を知りたいときは、答えを使う目的を添えます。

A案件の仕様書で、受け入れ条件を確認したい。記載箇所と、未確定の条件があれば示してほしい。

こちらは、どの記述が質問への根拠になるかが重要です。資料名が合っていても、引用した箇所に条件が書かれていなければ、答えをそのまま使えません。

複数の版があるときは、どの版を参照したかも確かめます。現在の条件を知りたい質問に、古い資料の内容で答えていないかを見るためです。

最初に一覧で対象を確かめ、その中の資料へ内容を聞く、という順序も使えます。資料がそろっているか不安な場合や、回答の出どころを確認したい場合に役立ちます。

一覧なら、対象の資料を識別して選べること。内容への回答なら、説明を支える箇所に戻れること。求める結果を分けておくと、何がまだ足りないかも伝えやすくなります。