「最近の情報」を読むとき、どの日付を見ていますか

今日取り込まれた議事録に、先月の決定が書かれている。画面の上に表示されたからといって、今日決まったこととは限りません。「最近の更新」を見て仕事を判断するときは、日付が何を表しているかを確かめます。

Lyqaの開発でも、元の情報の日時と処理した日時を区別することが課題になりました。この区別は、普段の資料の読み方にも使えます。

一つの記録に、違う意味の日付がある

日付の種類	分かること
出来事の日	判断や作業がいつ起きたか
記録・更新の日	いつ文章に残した、直したか
取り込みの日	いつシステムに入ったか

たとえば、10月10日に取り込んだ資料に「9月25日に対象を決定」と書いてあるなら、その決定は9月の出来事です。10月10日に起きた進展として数えると、仕事が最近動いたように見えてしまいます。

逆に、古いページでも、重要な条件だけが今日更新されているかもしれません。ページ全体の作成日だけでは、今回の変更を見落とします。

今の判断に使う前に、変化をたどる

まず、確認したい期間を置きます。「先週から何が変わったか」なら、先週の状態と比べて、新しく起きたことを探します。資料が新しく見えることを、そのまま進展の証拠にはしません。

次に、日付の根拠を見ます。本文に明記されているのか、ページの更新日時なのかが分かれば、同じ出来事を二回数えるのも避けやすくなります。出来事の日が分からなければ、「記録された日だけ確認できた」と区別します。

最後に、後の記録で取り消しや変更がないかを確かめます。決定した日が分かっても、その方針が現在まで続いているとは限りません。

チームの更新報告でも、「今日確認した情報」と「今日起きたこと」を分けて書けます。後から記録が追加されても、仕事の順序をたどりやすくなります。

「9月25日に決定。10月10日に記録を確認」と書けば、出来事と確認の時点を同時に残せます。後から参加した人も、新しい報告を読みながら、過去の経緯を時系列に置けます。