同じ通知をまとめても、繰り返し起きている事実は残したい

受信箱に同じような自動通知が並ぶと、読む側は何度も同じ内容を確認することになります。AIで情報を整理するときも、一通ずつ別の出来事として扱えば、似た説明が増えていきます。

Lyqaのメール処理を検討する中でも、よく似た通知を繰り返し整理する問題が見つかりました。そこで考えたのが、同じ内容をまとめながら、いつからいつまでに何回起きたかを残す方法です。

文章の重複と、出来事の繰り返し

たとえば、「接続に失敗しました」という通知が何通か届いたとします。一通の通知が重複して転送されただけかもしれませんし、接続の失敗が別々の時刻に繰り返されたのかもしれません。本文が同じでも、二つの意味は違います。

重複転送なら、同じ出来事として整理できます。一方、毎回新しく失敗しているなら、その回数と期間は状況を知る手がかりです。一度の問題なのか、いまも続いているのかで、次に確認することが変わります。

「同じ文だから不要」と処理すると、この差まで失われかねません。内容を短くする際には、何を一つに数えているかを考える必要があります。

まとめてよい部分	別に残したい部分
共通する通知本文	発生した日時と回数
同じ原因の説明	対象や条件の変化
同じ案内文	解消したという記録

この表は整理の考え方です。文面が似ているだけで、すべてを同じ原因と決めることはできません。対象や発生条件を比べ、異なるものは分けて扱います。

新しく加わった一通を、どう読むか

繰り返し通知の中に、「復旧しました」という連絡が入ったら、それは新しい状態です。警告をまとめた文章の中へ埋めてしまうと、読み手はまだ問題が続いていると受け取るかもしれません。

反対に、通知が来なくなっただけでは、復旧したとは言い切れません。通知の仕組みが止まった可能性もあるため、確認できた最後の時点と、解消の根拠を区別しておきたいところです。

読む人に渡すときは、「共通する内容」「確認できた発生期間」「状態が変わった記録」が分かると、同じ文章を何度も読む負担を抑えながら、経過を追えます。必要なら個々の通知へ戻れるよう、元の記録とのつながりも残します。

Lyqaでは、情報の整理で重複を減らす際にも、仕事の状態や変化を失わないことを大切にしたいと考えています。

たとえば「月曜から水曜にかけて同じ警告を複数回確認。解消の連絡は未確認」と書けば、共通の内容を一度だけ説明しながら、経過と現在分かる範囲を伝えられます。