AIに「最近、重要なこと」を聞く前に、範囲をそろえる

「最近、重要なことを教えて」と聞くと、会社全体の話なのか、自分の担当案件なのか、返ってきた答えを読むまで分からないことがあります。「最近」も「重要」も、人や仕事によって範囲が変わる言葉です。

Lyqaの検索を考える中でも、質問の意図と探す範囲を合わせることが課題になりました。質問する側でも、何を知りたいかを少し具体化できます。

対象、期間、判断を一文に置く

長い指示を書く必要はありません。次のように、曖昧な部分を順に補います。

質問	明確になること
A案件の最近の変化は？	対象の仕事
先週の定例以降の変化は？	比較する期間
納期判断に関わる変化は？	知りたい理由

合わせると、「A案件で、先週の定例以降に変わったことのうち、納期の判断に関わるものを確認したい」となります。対象と期間だけで広すぎる場合は、どの判断に使うかを足すと、読むべき情報を選びやすくなります。

範囲の外にある背景は、役割を分ける

先週以降の変化を調べても、その理由は以前の会議にあるかもしれません。対象期間の外という理由だけで背景を切り捨てると、なぜ変更されたかが分からなくなります。

そこで、「期間内の変化」と「理解に必要な以前の経緯」を分けて整理してもらいます。過去の話が今回の進展として混ざることも防ぎやすくなります。

必要な情報源が分かっていれば、それも指定できます。ただし、会話だけ、資料だけと狭めすぎると、別の場所にある決定を見落とすかもしれません。範囲を限定した回答は、その条件内での回答として読みます。

何が重要なのか自分でも分からないときは、無理に優先順位を決める必要はありません。「確認が必要そうな候補と、その理由を出してほしい」と聞き、候補を見てから絞れます。

回答を受け取ったら、どの仕事の、いつからいつまでの話になっているかを確かめます。その範囲が見えないなら、まずそこを確認します。

今使っている質問を一つ選び、「何を決めるために知りたいか」を末尾に加えてみてください。期待した答えとの差も、次の質問を直す手がかりになります。