仕事の背景を理解する負担を、三つに分けて考える

今すぐ自分が判断する必要はない。それでも、後で分からなくなるのが心配で、会議に出たり、プロジェクトの会話を読んだりする。複数の仕事に関わっていると、そんな時間が少しずつ増えていきます。

その行動には理由があります。しばらく離れた仕事に戻るとき、記録を探し直し、何が変わったかを組み立て直すのは大変です。戻る際の負担を避けるため、今の注意を使って理解を保とうとするのです。

維持する、取り戻す、伝える

私は、チームの情報に関わる負担を、次の三つに分けて考えています。

負担	日々の仕事で起きること
理解を保つ	会話や会議を継続して追う
理解を取り戻す	離れていた間の経緯を調べ直す
理解を伝える	別の人へ背景から説明し直す

三つはつながっています。戻ったときに理解し直すのが難しいほど、普段から追い続ける必要を感じます。自分で調べても理解が戻らなければ、事情を知る人に説明してもらう。その人にも、記憶や資料をたどって説明する負担が生まれます。

メッセージの件数だけを減らしても、この関係は残ります。短い報告に変わった結果、判断の理由が分からず、後から質問が増えることもあるでしょう。一方、全員へ詳しい報告を毎日送れば、受け手が理解を保つために使う時間は増えます。

だから、ある人の作業が軽くなったときに、その分を別の人や後日の自分が引き受けていないかも見たいのです。作成時間だけでは、チーム全体の負担は分かりません。

必要なときに参加できる条件

例えば、管理者が一つの案件に集中する日を設けるとします。ほかの案件は、現在地、重要な変更、判断の根拠が分かる形で残っている。自分の判断が必要になったら、その範囲から確認を始められる。そんな状態なら、すべての会話に毎日目を通す理由は少なくなるはずです。

これは目指したい働き方です。実際に任せられる範囲や、緊急時に連絡する条件は、チームで決める必要があります。理解を取り戻しやすくすることと、必要な連絡を省くことは、別々に扱います。

Lyqaでは、必要なときに仕事の経緯と現状をつかみ直せることを、中心的な価値として考えています。その価値は、要約の読みやすさに加え、読んだ人が仕事に戻れたかに表れます。

チームの負担を振り返るなら、「普段追っている時間」「戻って調べ直す時間」「人に説明し直す時間」を分けて見てみる。どこを軽くすると、ほかの二つにも変化が起こりそうか。改善する場所を選びやすくなります。